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BlueSky Hausverwaltung · Immobilienverwaltung
Aus einer Anfrage wird in einer Minute ein fertiger Angebotsentwurf.
Eine eingehende Anfrage löst Angebot, Vertrag, Anlagen und CRM-Eintrag aus. Ein Stapel von 16 Altanfragen war an zwei Tagen abgearbeitet.
Ausgangslage
Anfragen kamen aus einem Vermittlungsportal, einem Webformular und dem Info-Postfach. Jedes Angebot hieß: Daten abtippen, Preis nach Staffel rechnen, Angebot und Vertrag zusammenstellen, Referenzen und Versicherungsnachweis heraussuchen, den Vorgang im CRM anlegen. Das passierte neben dem Tagesgeschäft mit Eigentümern, Mietern und Objekten, und so sammelte sich ein Stapel: Als die Automatisierung startete, warteten 16 Portalanfragen auf ihr Angebot, im Median 21 Tage, die älteste 48 Tage.
Ergebnis
Vom 6. bis 31. Oktober 2026 verarbeitete der Workflow 28 Anfragen in 45 Läufen. Von der Mail bis zum Entwurf vergeht im Median rund eine Minute. Der Rückstand von 16 Altanfragen war an zwei Tagen abgearbeitet, 8 von 34 neuen Anfragen kamen abends oder am Wochenende. Als Nächstes folgt das Nachfassen: Wer auf ein Angebot nicht antwortet, bekommt automatisch einen Entwurf zur Erinnerung.
Vorgehen
- 1Die Preisstaffel und die beiden Vertragsvarianten (Einheiten oder Pauschale) mit dem Geschäftsführer abgestimmt und als feste Regeln hinterlegt, statt sie jedes Mal neu zu entscheiden.
- 2Das Postfach angebunden: Der Workflow erkennt, ob eine Mail eine Anfrage oder eine Antwort ist, und liest Kontakt und Objektdaten aus Mailtext und Anhang aus.
- 3Aus den Daten entstehen Angebot und Vertrag als PDF, dazu das zur Objektgröße passende Referenzportfolio und der Versicherungsnachweis. Kontakt und Deal werden im CRM angelegt, ein Duplikatschutz verhindert doppelte Vorgänge.
- 4Alles landet als Entwurf im Postfach. Es geht nichts automatisch raus: Der Geschäftsführer prüft und sendet selbst.
- 5Nach dem Start Läufe ausgewertet, Fehler behoben und Änderungswünsche gebündelt nachgezogen. Seit dem 23.10. lief keine der folgenden 22 Ausführungen mehr auf einen Fehler.
Der Weg einer Anfrage
Anfrage im Postfach
Portal- oder direkte Mail
Daten ausgelesen
Einheiten, Adresse, Kontakt
Entwurf im Postfach
Angebot, Vertrag, Anlagen
Geschäftsführer prüft
Gesendet wird von Hand
Von Schritt 1 bis 3 vergeht im Median rund eine Minute (Laufzeit des Ablaufs: Median 32 Sekunden).
Wie lange warteten die ersten 16 Anfragen?
16 Portalanfragen, aufgelaufen neben dem Tagesgeschäft.
Woher die 27 Anfragen kamen
- Alte Anfragen (Rückstand)16
- Direkt eingegangen6
- Weitergeleitet, frisch5
Dazu eine Testanfrage. 8 von 34 neuen Läufen (24 %) fielen auf Abende und Wochenenden.
Was wir gelernt haben
- Duplikatschutz gehört von Anfang an hinein: Antworten werden nicht immer als solche erkannt.
- Ein festes Schema für Dealnamen spart späteres Aufräumen im CRM.
- Preisregeln kommen vom Kunden, nicht aus unserer Annahme.
- Änderungswünsche gebündelt umsetzen statt einzeln nachziehen.
Als Nächstes: Antworten automatisch erkennen und das Nachfassen als Entwurf vorbereiten.
Passender Use Case
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