boring systems
Termin
DSGVO-konform · Hosted in Deutschland

Kundenservice automatisieren, ohne neue Leute einzustellen.

KI-Agenten kategorisieren, priorisieren und beantworten deine Tickets rund um die Uhr. Angebunden an deinen bestehenden Helpdesk, gehostet in Deutschland.

Erstgespräch vereinbaren 01577 2638031

ab 2.900 €Festpreis für den ersten Prozess

Lieber erst selbst rechnen? Drei Regler, eine Größenordnung.

Gregor Palyan, Gründer von boring systems

Persönlich betreut von Gregor Palyan, Gründer. Ergebnisse ansehen

Support-Kapazität

Nachforderungen erkannt

Aus der Praxis: derselbe Prozess bei CargoLine

Ausgangslage

Warum Kundenservice-Teams an ihre Grenze kommen

Lösung

Was der Agent übernimmt

Heute

Das Volumen wächst schneller als das Team

Jeder neue Absatzkanal bringt Anfragen mit. Einstellen dauert Monate und rechnet sich erst bei dauerhaft hohem Volumen.

Mit Agent

Kategorisieren und priorisieren

Jede eingehende Anfrage bekommt in unter einer Sekunde Kategorie, Dringlichkeit und die richtige Zuständigkeit. Kritische Fälle stehen oben.

Heute

Die Hälfte sind immer dieselben Fragen

Lieferstatus, Rückgabe, Rechnungskopie. Qualifizierte Leute verbringen ihren Tag mit Anfragen, die keine Erfahrung brauchen.

Mit Agent

Standardfälle vollständig beantworten

Wiederkehrende Anfragen werden aus deiner Wissensbasis beantwortet und dokumentiert. Ohne Rückfrage bei deinem Team.

Heute

Dringendes geht in der Masse unter

Bei 200 offenen Tickets entscheidet die Reihenfolge des Eingangs, nicht die Wichtigkeit. Genau da entstehen Eskalationen.

Mit Agent

Den Rest vorbereitet übergeben

Was einen Menschen braucht, landet bei ihm: mit Zusammenfassung, Kundenhistorie und einem Antwortentwurf, der nur noch geprüft werden muss.

Läuft zusätzlich mit

Auch am Telefon

Eingehende Anrufe zu Standardfragen nimmt der Telefon-Agent entgegen. Alles andere wird strukturiert an dein Team übergeben.

Was in den fünf Minuten passiert, in denen heute jemand recherchiert.

Ein Fall, wie er jede Woche vorkommt: Die Antwort steht nicht in den AGB, sondern im Vertrag des Kunden.

Beispiel, nachgestellt

  1. 0:00

    Die Anfrage kommt rein

    einkauf@kunde.de · an info@

    „Wir möchten eine Palette zurückgeben, geliefert Ende Juni. Laut Ihren AGB sind die 30 Tage um, aber in unserem Rahmenvertrag steht etwas anderes."

  2. + 0,8 s

    Der Agent zieht zusammen, was schon da ist

    Ticket-HistorieZwei frühere Rückgaben, beide bewilligt
    CRMRahmenvertrag seit 2019, Frist 90 Tage
    WissensbasisInterne Sonderregel für Vertragskunden
  3. + 1,4 s

    Und schreibt dorthin zurück, wo dein Team arbeitet

    TicketsystemPriorität gesetzt, Innendienst zugewiesen
    AntwortentwurfMit Verweis auf den Vertrag und Retourenschein
  4. danach

    Ein Mensch entscheidet

    Ein Mensch liest den Entwurf und schickt ab. Eine Prüfung statt einer Recherche.

Ein Chatbot hätte auf die AGB verwiesen: 30 Tage, abgelehnt. Der Unterschied ist nicht das Sprachmodell, sondern der Zugriff auf Vertrag, Historie und eine Regel, die nirgends öffentlich steht.

„Zum ersten Mal wächst unser Support mit, ohne dass wir ständig Leute nachbesetzen. Die Agenten übernehmen genau die Routine, die vorher den halben Tag gefressen hat. Der Rest kommt sauber vorsortiert bei uns an."

Geschäftsführung · eCommerce-Händler (anonymisiert)

Ehrliche Einordnung

Für wen sich das rechnet.

Automatisierung lohnt sich ab einem gewissen Volumen. Darunter kostet die Einrichtung mehr, als sie spart. Damit du dir das Gespräch sparen kannst, wenn es nicht passt:

Passt, wenn

  • Ab etwa 300 Support-Anfragen im Monat
  • Bestehendes Helpdesk- oder Ticketsystem im Einsatz (Zendesk, Freshdesk, Zammad, Outlook-Postfach)
  • Support-Team ab 2 Personen, das messbar entlastet werden soll
  • DSGVO und EU-Hosting sind Voraussetzung, nicht Wunsch

Passt eher nicht, wenn

  • Unter 100 Anfragen im Monat: da ist der Aufwand höher als der Nutzen
  • Reine Chatbot-Widgets für die Website ohne Anbindung an deine Systeme
  • Projekte, die ohne Zugriff auf echte Prozessdaten starten sollen

Häufige Fragen zur Kundenservice-Automatisierung

Müssen wir unser Ticketsystem wechseln?

Nein. Ich setze auf dem auf, was du einsetzt, statt es zu ersetzen. Der Erstaufwand liegt meist bei wenigen Stunden Konfiguration, nicht bei einer Migration.

Wie lange dauert es bis zum produktiven Agenten?

Je nach Prozessumfang zwei bis sechs Wochen von der Diagnose bis zum Live-Betrieb. Der erste messbare Teilprozess läuft in der Regel deutlich früher.

Was passiert, wenn die KI eine Anfrage nicht sicher beantworten kann?

Dann antwortet sie nicht. Unsichere Fälle werden eskaliert und mit Kontext an dein Team übergeben. Lieber eine saubere Übergabe als eine falsche Auskunft an deinen Kunden.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Ich setze keine Dienste ein, die personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten, und schließe mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was passiert im 30-minütigen Erstgespräch?

Ich gehe deine Zahlen durch: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Daraus ergibt sich eine grobe Aufwands- und ROI-Einschätzung. Ohne Vorbereitung deinerseits und ohne Verkaufspräsentation.

Erstgespräch zur Kundenservice-Automatisierung

Ich gehe deine Abläufe durch und sage dir, welcher Anteil sich heute automatisieren lässt und welcher nicht. Keine Präsentation, keine Vorbereitung deinerseits nötig.

Noch nicht so weit? Fertige n8n-Vorlagen zum Selbermachen liegen hier bereit.