boring systems
Erstgespräch
PLANMICHEL-Team bespricht Unterlagen auf einer Baustelle
Alle Referenzen

PLANMICHEL · Planungsbüro

Keine behördliche Nachforderung mehr übersehen.

KI liest eingehende Behördenpost, erkennt Nachforderungen im Genehmigungsverfahren und erinnert automatisch, wenn Unterlagen nachgereicht werden müssen.

Ausgangslage

Im Genehmigungsverfahren fordern Behörden regelmäßig zusätzliche Unterlagen und Nachweise nach, verteilt über Schreiben, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten und über unterschiedliche Kanäle eintreffen. Jede Nachforderung hat eine eigene Frist. Übersehen wurde eine erst dann, wenn sich die Behörde von selbst wieder meldete, und damit stand das ganze Verfahren still.

Ergebnis

100%

Nachforderungen der Behörden werden lückenlos erkannt, keine Frist zur Nachreichung verstreicht mehr unbemerkt. Genehmigungsverfahren stocken nicht mehr, weil eine Anfrage im Posteingang untergegangen ist.

Vorgehen

  1. 1Eingehende Behördenpost gesichtet und die Muster herausgearbeitet, an denen sich eine Nachforderung von einer reinen Statusmitteilung unterscheidet.
  2. 2Einen Agenten an den Posteingang angebunden, der jede Nachforderung erkennt und mit Vorgang, geforderter Unterlage und Frist erfasst.
  3. 3Automatische Erinnerungen eingerichtet, sobald eine Nachreichung ansteht, gestaffelt vor Ablauf der Frist statt erst danach.
  4. 4Die Zusammenstellung und den Versand der nachgereichten Unterlagen macht weiterhin das Team. Der Agent sorgt dafür, dass keine Frist unbemerkt verstreicht.

Ähnlicher Prozess bei dir? Wir rechnen ihn im Erstgespräch durch.

Erstgespräch buchen

Weitere Referenzen

Lagerhalle mit Gabelstaplern und Kommissionierregalen

Support-Kapazität verdoppelt.

eCommerce · 2×

CargoLine-Lkw auf der Autobahn bei Dämmerung

Jedes fünfte Support-Ticket löst sich ganz von selbst.

CargoLine · 20%