n8n-Workflow
Sammelpostfach sortieren: jede Mail mit Laufzettel
Liest jede Mail an info@, erkennt Art, Dringlichkeit, Objekt und Einheit und schickt sie mit einem Laufzettel an die zuständige Person. Notfälle gehen zusätzlich an die Bereitschaft.
Ausgangslage
In vielen Hausverwaltungen landet alles in einem Postfach: Schadensmeldungen, Fragen zur Abrechnung, Post von Eigentümern, Rechnungen von Handwerkern. Mehrere Leute lesen mit, und jede Mail wird erst einmal ganz gelesen, bevor klar ist, wer sie bearbeitet. Der Wasserschaden steht dabei zwischen drei Newslettern und einer Terminanfrage.
Was der Workflow übernimmt
Der Workflow liest jede neue Mail, ordnet sie mit einem Sprachmodell von Mistral ein und schickt sie mit Laufzettel weiter: worum es geht, wie eilig es ist, welches Objekt, wer zuständig ist. Die Einordnung ist ein Vorschlag. Antworten schreibt der Workflow nicht, das entscheidet Ihr Team.
Ergebnis
Niemand sortiert das Postfach mehr von Hand. Eilige Fälle fallen nicht mehr zwischen Routinepost durch.
Enthalten
- Art erkennen: Schaden, Nebenkosten, Eigentümer, Mieterwechsel, Zahlung, Rechnung
- Dringlichkeit markieren, Notfälle an die Bereitschaft
- Zuständigkeiten an einer Stelle einstellbar
n8n-Workflow (JSON)
Ein Startgerüst zum Import in n8n, mit Anleitung im Workflow. Sie hinterlassen kurz Ihre Angaben, dann kommt die Datei.
Passt das zu Ihrem Ablauf, aber Sie möchten es betreut statt selbst gebaut? Das klären wir im Gespräch.