Wie lange dauert ein KI-Automatisierungsprojekt?

Kurz gesagt

Ein erster, klar abgegrenzter Prozess ist in der Regel nach 14 Tagen live. Die vollständige Einführung eines Bereichs mit mehreren zusammenhängenden Prozessen dauert zwei bis sechs Wochen von der Diagnose bis zum produktiven Betrieb. Was die Dauer bestimmt, ist fast nie die Technik, sondern wie klar der Prozess vorher beschrieben ist und wie schnell Zugänge zu den beteiligten Systemen bereitstehen.

Woraus besteht die Zeit konkret?

1. Erstgespräch, 30 Minuten: Menge, Bearbeitungszeit pro Vorgang, interner Stundensatz. Daraus ergibt sich, ob sich der Prozess überhaupt rechnet.
2. Prozess-Diagnose, ein bis zwei Termine über etwa eine Woche: Der Ablauf wird aufgenommen, die Abnahmekriterien werden schriftlich festgehalten, der Festpreis steht.
3. Bau und Anbindung, meist fünf bis zehn Werktage: Der Agent wird gebaut, an Ticketsystem oder CRM angebunden und gegen echte Fälle aus der Vergangenheit getestet.
4. Go-Live und Nachschärfen, zwei bis vier Wochen begleitet: Der Prozess läuft produktiv, die Regeln werden an die Fälle nachgezogen, die in der Auswertung nicht vorkamen.

Der eigentliche Bau ist also der kürzeste Teil. Die Diagnose davor und das Nachschärfen danach machen den Unterschied zwischen einem Prozess, der läuft, und einem, der nach drei Wochen wieder von Hand bedient wird.

Was verzögert ein Projekt tatsächlich?

• Fehlende Zugänge: API-Schlüssel oder Rechte für das Ticketsystem hängen an einer Person, die im Urlaub ist. Das ist mit Abstand der häufigste Grund und der ärgerlichste, weil er nichts mit dem Prozess zu tun hat.
• Ein Ablauf, den niemand vollständig beschreiben kann: Wenn drei Personen den Prozess unterschiedlich schildern, gibt es keinen Prozess, sondern drei. Der muss erst festgelegt werden.
• Altsysteme ohne offene Schnittstelle: Wo keine API existiert, wird über den Weg gearbeitet, den das System anbietet. Das ist machbar, kostet aber Zeit und wird deshalb vorher in der Diagnose geklärt.
• Zu großer erster Zuschnitt: Wer gleich den ganzen Support automatisieren will, verlängert alles. Ein abgegrenzter Prozess zuerst ist schneller live und zeigt, ob die Annahmen stimmen.

Wie schnell merkt man eine Entlastung?

Der erste messbare Teilschritt liegt meist deutlich vor dem vollständigen Go-Live. Sobald eingehende Anfragen automatisch kategorisiert und priorisiert werden, fällt die Sortierarbeit weg, auch wenn noch keine einzige Antwort automatisch rausgeht. In der Praxis ist das der Punkt, an dem ein Team den Unterschied zuerst spürt.

Die volle Wirkung braucht dagegen Wochen, weil ein Agent aus den bearbeiteten Fällen mitlernt. Die Trefferquote in Monat drei liegt regelmäßig deutlich über der in Woche eins, ohne dass jemand die Regeln von Hand nachschärft.

Geht es auch schneller als 14 Tage?

Technisch ja, sinnvoll selten. Ein Prozess, der ohne Diagnose gebaut wird, automatisiert die Annahme statt der Wirklichkeit, und das fällt erst im Betrieb auf, wenn Kunden die falschen Antworten bekommen. Die zwei Wochen sind kein Puffer, sondern die Zeit, die es braucht, um vorher festzulegen, was der Prozess können muss, und um es hinterher gegen echte Fälle zu prüfen.

Fazit

14 Tage bis zum ersten laufenden Prozess, zwei bis sechs Wochen für einen ganzen Bereich, und die Dauer hängt an der Klarheit des Prozesses und an der Verfügbarkeit von Zugängen, nicht an der Technik. Wer die Diagnose ernst nimmt, verliert dort ein paar Tage und spart sie im Betrieb mehrfach ein.

Was das dann kostet, steht offen im Artikel Was kostet KI-Automatisierung?

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