HubSpot-Altlasten: Wenn das CRM gegen dich arbeitet

Kurz gesagt

HubSpot-Altlasten sind kein Aufräumproblem, sondern ein Prozessproblem. Sie entstehen, weil Daten schneller hineinlaufen als jemand sie pflegt, und einmaliges Bereinigen hält deshalb nur bis zur nächsten Messe. Was hilft, ist eine laufende Prüfung bei jedem neuen und geänderten Datensatz, die Dubletten zusammenführt, fehlende Felder ergänzt und verwaiste Deals sichtbar macht.

Woran erkennt man HubSpot-Altlasten?

• Deals, die seit Monaten in derselben Phase stehen, ohne dass jemand sie geschlossen oder verworfen hat. Sie blähen den Forecast auf und niemand traut ihm mehr.
• Custom Properties, die einmal für eine Kampagne angelegt und danach nie wieder gefüllt wurden. Sie stehen in jedem Formular und in jeder Ansicht im Weg.
• Kontakte ohne Firmenzuordnung, die dadurch in keiner Auswertung nach Kunden auftauchen.
• Mehrere Lifecycle-Stages, die parallel gepflegt werden, weil zwei Teams zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Regeln eingeführt haben.
• Workflows, die noch aktiv sind, aber auf Properties zeigen, die es faktisch nicht mehr gibt.

Warum lösen HubSpot-Workflows das nicht selbst?

HubSpot-Workflows sind regelbasiert: Sie reagieren auf feste Auslöser wie ein ausgefülltes Formularfeld oder einen Stufenwechsel. Was sie nicht können, ist Inhalte lesen und bewerten. Ob zwei Firmennamen dieselbe Firma meinen, ob eine Notiz eine Kaufabsicht enthält oder ob ein Deal faktisch tot ist, sind inhaltliche Fragen, und dafür ist eine Regel das falsche Werkzeug.

Das ist keine Kritik an HubSpot. Für das, wofür Workflows gebaut sind, sind sie gut und schnell eingerichtet. Die Grenze verläuft dort, wo eine Entscheidung von Bedeutung statt von einem Feldwert abhängt.

Was kosten Altlasten im Alltag?

Der Schaden ist selten sichtbar, weil er sich auf viele kleine Stellen verteilt: Ein Forecast, der zu hoch ist, weil tote Deals mitzählen. Ein Vertriebler, der vor jedem Anruf zwei Datensätze vergleicht, weil er nicht weiß, welcher aktuell ist. Eine Kampagne, die dieselbe Person zweimal erreicht. Eine Auswertung nach Branche, die nicht stimmt, weil bei einem Drittel der Kontakte das Feld leer ist.

Zusammengerechnet ist das kein Datenproblem mehr, sondern ein Vertrauensproblem: Ab einem gewissen Punkt glaubt niemand mehr den Zahlen aus dem eigenen CRM und alle bauen sich wieder ihre eigene Liste.

Wie baut man Altlasten laufend ab?

1. Bestand einmal bewerten: Wie viele Deals sind älter als der typische Verkaufszyklus, wie hoch ist die Dublettenquote, welche Properties sind zu über 80 % leer.
2. Regeln festlegen, was ein toter Deal ist, wann zwei Datensätze dieselbe Firma sind und welche Felder Pflicht sind. Ohne diese Festlegung automatisiert man das Chaos mit.
3. Laufende Prüfung einrichten, die bei jedem neuen und geänderten Datensatz greift, statt einer Bereinigungsaktion pro Quartal.
4. Unklare Fälle vorlegen statt automatisch entscheiden. Zwei ähnliche Firmen zusammenzuführen, die tatsächlich zwei sind, ist teurer als die Dublette.

Fazit

Wer HubSpot einmal aufräumt, hat in drei Monaten denselben Stand wie vorher. Der Unterschied liegt nicht in der Gründlichkeit der Aktion, sondern darin, ob die Prüfung danach mitläuft. Ein Agent, der bei jedem Datensatz mitprüft, hält den Stand, den eine Aufräumaktion nur kurz herstellt.

Wie die laufende Erkennung von Dubletten konkret funktioniert, steht im Artikel CRM-Dubletten erkennen

Was sich in HubSpot darüber hinaus automatisieren lässt, zeigt die Seite HubSpot automatisieren

Wie viel Altlast in deinem CRM steckt, klären wir in einer Prozess-Diagnose