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Was kostet KI-Automatisierung? Preise im deutschen Mittelstand 2026
Marktpreise für KI-Automatisierung: 500 bis 3.000 € je Workflow, 8.000 bis 30.000 € je Projekt. Plus die Rechnung, ab wann es sich trägt.
Kurz gesagt
Der deutsche Markt für KI-Automatisierung ist dreigeteilt: einzelne Workflows kosten 500 bis 3.000 €, betreute Projekte für den Mittelstand 8.000 bis 30.000 €, klassische Systemintegration ab 18.000 € aufwärts. Wartung liegt marktüblich bei 15 bis 25 % des Projektwerts pro Jahr. Wer für laufende Betreuung deutlich mehr zahlt, sollte genau nachrechnen.
Welche Preisstufen gibt es am Markt?
Anbieter unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern in dem, was du am Ende bekommst. Das ist der eigentliche Unterschied:
- Baukasten und SaaS, 99 bis 999 € im Monat: Du bekommst ein Werkzeug und einen Zugang. Konfiguration, Anbindung an deine Systeme, Pflege und Fehlersuche bleiben bei dir.
- Betreute Projekte, 500 bis 3.000 € je Workflow oder 8.000 bis 30.000 € je Projekt: Du bekommst einen fertigen Prozess in deinen Systemen samt Betreuung.
- Systemintegration und Beratung, ab 18.000 € bis über 120.000 € je Use Case, Tagessätze 1.200 bis 1.800 €: sinnvoll bei Konzernstrukturen, für einen Mittelständler mit einem klaren Prozessproblem meist zwei Nummern zu groß.
Die vorgelagerte Prozessanalyse liegt marktüblich bei 1.500 bis 3.000 €. Seriöse Anbieter verrechnen sie bei Beauftragung.
Was kostet die Wartung, die niemand einrechnet?
Für Softwarewartung sind in Deutschland 15 bis 25 % des Projektwerts pro Jahr üblich. Bei einem Projekt für 7.900 € sind das 99 bis 165 € im Monat. Angebote, die für dieselbe Leistung 800 oder 900 € im Monat aufrufen, verlangen faktisch den Projektwert jedes Jahr noch einmal.
Rechne das gegen: Ein Support-Mitarbeiter kostet in Deutschland mit Lohnnebenkosten 40.000 bis 53.000 € im Jahr, also rund 28 € je Stunde. Ein Retainer von 890 € im Monat entspricht 10.680 € im Jahr. Damit sich allein die Betreuung trägt, muss die Automatisierung 381 Stunden im Jahr einsparen. Bei 8 Minuten Bearbeitungszeit je Vorgang und 40 % Automatisierungsquote sind das rund 600 Vorgänge im Monat. Darunter zahlst du drauf.
Wie rechne ich das für uns selbst aus?
Du brauchst dafür nur drei Zahlen aus deinem eigenen Betrieb:
- Vorgänge pro Monat, also Tickets, Anfragen oder Angebote.
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit je Vorgang in Minuten.
- Interner Stundensatz, als Vollkosten. 28 € ist ein realistischer Ausgangswert für den Support.
Vorgänge mal Minuten mal 12, geteilt durch 60, mal Stundensatz ergibt die Personalkosten dieser Bearbeitung pro Jahr. Realistisch automatisierbar sind davon 30 bis 50 %. Belegt ist, dass Automatisierung die Kosten je Vorgang um 25 bis 40 % senkt und im Mittelstand im ersten Jahr 30 bis 50 % Effizienzgewinn in administrativen Prozessen erreicht werden.
Ein Beispiel: 400 Vorgänge im Monat, 8 Minuten je Vorgang, 28 € Stundensatz ergeben 17.920 € Personalkosten im Jahr. Realistisch automatisierbar sind davon 5.400 bis 9.000 €. Ein Projekt für 2.900 € amortisiert sich damit in rund 13 Monaten, eines für 7.900 € in rund 18.
Woran erkenne ich ein unseriöses Angebot?
- Der Preis steht erst nach mehreren Gesprächen fest und wächst danach weiter. Ein Festpreis nach der Analyse ist möglich, wenn der Umfang sauber definiert wurde.
- Die laufende Betreuung kostet mehr als ein Fünftel des Projektwerts pro Jahr, ohne dass dafür konkrete Leistung benannt wird.
- Es wird nur mit Prozenten geworben, nie mit deinen Zahlen. Wer nicht ausrechnet, wie viele Stunden bei dir tatsächlich in einem Prozess stecken, kann auch keinen Nutzen versprechen.
- Tagessätze statt Festpreis bei einem klar umrissenen Prozess. Dann trägst du das Aufwandsrisiko.
Fazit
Der Preis allein sagt wenig. Entscheidend ist, wie viele Stunden im Monat in dem Prozess stecken, den du automatisieren willst, und wie viel davon wirklich wegfällt. Liegt das Volumen unter etwa 100 Vorgängen im Monat, lohnt sich der Aufwand meist nicht, egal wie günstig das Angebot ist.
Wenn du deine eigenen Zahlen einsetzen willst: auf meiner Preisseite mit ROI-Rechner stellst du die drei Werte selbst ein und siehst die Größenordnung sofort. Im 30-minütigen Erstgespräch sage ich dir auch, wenn es sich bei dir noch nicht rechnet.
