Was kostet KI-Automatisierung? Preise im deutschen Mittelstand 2026

Kurz gesagt

Der deutsche Markt für KI-Automatisierung ist dreigeteilt: einzelne Workflows kosten 500 bis 3.000 €, betreute Projekte für den Mittelstand 8.000 bis 30.000 €, klassische Systemintegration ab 18.000 € aufwärts. Wartung liegt marktüblich bei 15 bis 25 % des Projektwerts pro Jahr. Wer für laufende Betreuung deutlich mehr zahlt, sollte genau nachrechnen.

Die drei Preisstufen im Markt

Anbieter unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern in dem, was Sie am Ende bekommen. Das ist der eigentliche Unterschied:

• Baukasten und SaaS, 99 bis 999 € im Monat: Sie bekommen ein Werkzeug und einen Zugang. Konfiguration, Anbindung an Ihre Systeme, Pflege und Fehlersuche bleiben bei Ihnen.
• Betreute Projekte, 500 bis 3.000 € je Workflow oder 8.000 bis 30.000 € je Projekt: Sie bekommen einen fertigen Prozess in Ihren Systemen samt Betreuung.
• Systemintegration und Beratung, ab 18.000 € bis über 120.000 € je Use Case, Tagessätze 1.200 bis 1.800 €: sinnvoll bei Konzernstrukturen, für einen Mittelständler mit einem klaren Prozessproblem meist zwei Nummern zu groß.

Die vorgelagerte Prozessanalyse liegt marktüblich bei 1.500 bis 3.000 €. Seriöse Anbieter verrechnen sie bei Beauftragung.

Der Posten, den fast niemand nachrechnet: die Wartung

Für Softwarewartung sind in Deutschland 15 bis 25 % des Projektwerts pro Jahr üblich. Bei einem Projekt für 8.900 € sind das 111 bis 185 € im Monat. Angebote, die für dieselbe Leistung 800 oder 900 € im Monat aufrufen, verlangen faktisch den Projektwert jedes Jahr noch einmal.

Rechnen Sie das gegen: Ein Support-Mitarbeiter kostet in Deutschland mit Lohnnebenkosten 40.000 bis 53.000 € im Jahr, also rund 28 € je Stunde. Ein Retainer von 890 € im Monat entspricht 10.680 € im Jahr. Damit sich allein die Betreuung trägt, muss die Automatisierung 381 Stunden im Jahr einsparen. Bei 8 Minuten Bearbeitungszeit je Vorgang und 40 % Automatisierungsquote sind das rund 600 Vorgänge im Monat. Darunter zahlen Sie drauf.

Die Rechnung, die Sie selbst aufstellen können

Sie brauchen dafür nur drei Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb:

1. Vorgänge pro Monat, also Tickets, Anfragen oder Angebote.
2. Durchschnittliche Bearbeitungszeit je Vorgang in Minuten.
3. Interner Stundensatz, als Vollkosten. 28 € ist ein realistischer Ausgangswert für den Support.

Vorgänge mal Minuten mal 12, geteilt durch 60, mal Stundensatz ergibt die Personalkosten dieser Bearbeitung pro Jahr. Realistisch automatisierbar sind davon 30 bis 50 %. Belegt ist, dass Automatisierung die Kosten je Vorgang um 25 bis 40 % senkt und im Mittelstand im ersten Jahr 30 bis 50 % Effizienzgewinn in administrativen Prozessen erreicht werden.

Ein Beispiel: 400 Vorgänge im Monat, 8 Minuten je Vorgang, 28 € Stundensatz ergeben 17.920 € Personalkosten im Jahr. Realistisch automatisierbar sind davon 5.400 bis 9.000 €. Ein Projekt für 2.900 € amortisiert sich damit in rund 13 Monaten, eines für 8.900 € in rund 20.

Woran Sie ein unseriöses Angebot erkennen

• Der Preis steht erst nach mehreren Gesprächen fest und wächst danach weiter. Ein Festpreis nach der Analyse ist möglich, wenn der Umfang sauber definiert wurde.
• Die laufende Betreuung kostet mehr als ein Fünftel des Projektwerts pro Jahr, ohne dass dafür konkrete Leistung benannt wird.
• Es wird nur mit Prozenten geworben, nie mit Ihren Zahlen. Wer nicht ausrechnet, wie viele Stunden bei Ihnen tatsächlich in einem Prozess stecken, kann auch keinen Nutzen versprechen.
• Tagessätze statt Festpreis bei einem klar umrissenen Prozess. Dann tragen Sie das Aufwandsrisiko.

Fazit

Der Preis allein sagt wenig. Entscheidend ist, wie viele Stunden im Monat in dem Prozess stecken, den Sie automatisieren wollen, und wie viel davon wirklich wegfällt. Liegt das Volumen unter etwa 100 Vorgängen im Monat, lohnt sich der Aufwand meist nicht, egal wie günstig das Angebot ist.

Wenn Sie Ihre eigenen Zahlen einsetzen wollen: auf unserer Preisseite mit ROI-Rechner stellen Sie die drei Werte selbst ein und sehen die Größenordnung sofort. Im 30-minütigen Erstgespräch sagen wir Ihnen auch, wenn es sich bei Ihnen noch nicht rechnet.