Wo im Vertrieb die Zeit verloren geht (und was hilft)

Kurz gesagt

Die teuerste Zeit im Vertrieb steckt nicht im Verkaufsgespräch, sondern in dem, was drumherum passiert: Notizen ins CRM übertragen, Angebote nachfassen, sich vor dem Termin wieder einlesen. Diese vier Tätigkeiten lassen sich weitgehend automatisieren, ohne dass sich am Gespräch selbst etwas ändert.

Wo geht die Zeit im Vertrieb tatsächlich hin?

In die Arbeit vor und nach dem Gespräch, nicht ins Gespräch. Wer einen Vertriebstag ehrlich aufschreibt, findet in der Regel vier Posten:

• Nachbereitung: Gesprächsnotizen sortieren und ins CRM übertragen, meist am Abend und meist unvollständig.
• Nachfassen: Offene Angebote im Blick behalten und zum richtigen Zeitpunkt erinnern, ohne aufdringlich zu wirken.
• Vorbereitung: Vor jedem Termin die Historie zusammensuchen, aus CRM, Postfach und dem Kopf des Kollegen.
• Pflege: Dubletten, veraltete Ansprechpartner, halb ausgefüllte Datensätze aufräumen, damit die Auswertung stimmt.

Rechne deine eigene Zahl aus, statt einer fremden zu glauben: Anzahl Termine pro Woche mal die Minuten für Nachbereitung und Vorbereitung, plus die Zeit fürs Nachfassen. Bei zehn Terminen und je zwanzig Minuten davor und danach sind das allein schon über sechs Stunden.

Was lässt sich davon automatisieren?

1. CRM-Pflege: Gesprächsnotizen werden strukturiert in die richtigen Felder übertragen, statt als Fließtext in einem Kommentarfeld zu landen.
2. Nachfassen: Nach jedem Termin startet die passende Kette automatisch, mit Bezug auf das, was besprochen wurde.
3. Terminvorbereitung: Vor jedem Gespräch liegt eine Zusammenfassung der Historie bereit, aus CRM, Ticketsystem und früherem Schriftverkehr.
4. Angebotsüberwachung: Offene Angebote werden verfolgt, und der Agent schlägt den Zeitpunkt zum Nachfassen vor, statt dass jemand eine Liste durchgeht.

Was bleibt beim Menschen?

Das Gespräch, die Einschätzung und die Entscheidung. Ein Agent schreibt keine Angebote frei und verschickt nichts ohne Freigabe. Er bereitet vor und räumt nach, damit die Zeit dort landet, wo sie Umsatz macht. Wer das umdreht und den Abschluss automatisieren will, bekommt genau die generischen Nachrichten, die im Postfach des Kunden untergehen.

Woran merkt man, dass es sich lohnt?

An zwei Symptomen, die beide nichts mit Technik zu tun haben: Das CRM ist nicht aktuell genug, um darauf eine Entscheidung zu stützen. Und Angebote bleiben liegen, ohne dass jemand es merkt. Beides sind Anzeichen dafür, dass die Nebenarbeit die verfügbare Zeit übersteigt, nicht dafür, dass jemand zu langsam arbeitet.

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei einem Anbieter im Fertighausbau ist die Angebotsdurchlaufzeit von drei Tagen auf vier Stunden gesunken, weil die Zusammenstellung nicht mehr von Hand passiert. Das Team führt mehr Gespräche pro Woche, ohne länger zu arbeiten.

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