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Termin
DSGVO-konform · Hosted in Deutschland

Mandanten-Mails sortieren, bevor die Frist zum Problem wird.

KI-Agenten lesen eingehende Mandanten-Mails, erkennen fehlende Unterlagen und markieren fristenkritische Fälle sichtbar oben, statt sie in der Mail-Flut der Hochsaison zu verlieren.

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ab 2.900 €Festpreis für den ersten Prozess

Lieber erst selbst rechnen? Drei Regler, eine Größenordnung.

Gregor Palyan, Gründer von boring systems

Persönlich betreut von Gregor Palyan, Gründer. Ergebnisse ansehen

Nachforderungen erkannt

Support-Kapazität

Ausgangslage

Wo Kanzleien zur Fristen-Hochsaison an ihre Grenzen kommen

Lösung

Was der Agent in der Mandantenkommunikation übernimmt

Heute

Zur Fristen-Hochsaison staut sich alles gleichzeitig

Vor Abgabefristen für Steuererklärungen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen häufen sich Mandantenanfragen, ohne dass sich das Team dafür kurzfristig vergrößern lässt.

Mit Agent

Fristenkritische Fälle sichtbar markieren

Fälle mit naher Frist stehen oben in der Liste, damit sie nicht in der Menge der laufenden Vorgänge untergehen.

Heute

Unterlagen kommen unvollständig und unstrukturiert

Belege und Nachweise treffen als Anhänge in Mails ein, oft ohne klare Zuordnung, welcher Fall oder welche Frist dahintersteckt. Fehlt etwas, beginnt eine weitere Mail-Runde.

Mit Agent

Fehlende Unterlagen gezielt nachfragen

Erkennt der Agent eine unvollständige Einreichung, fragt er konkret nach dem fehlenden Dokument, statt dass eine pauschale Erinnerung rausgeht, die der Mandant erst einordnen muss.

Heute

Dieselben Rückfragen, jedes Jahr wieder

"Welche Unterlagen brauche ich" oder "Wann ist die Frist" sind Fragen, die routinemäßig beantwortet werden, aber jedes Mal Zeit von jemandem im Team kosten.

Mit Agent

Eingehende Mails strukturiert erfassen

Der Agent erkennt Mandant, Anliegen und betroffene Frist aus jeder eingehenden Mail und legt einen strukturierten Vorgang an, statt dass jemand die Zuordnung von Hand vornimmt.

Ehrliche Einordnung

Für wen sich das rechnet.

Automatisierung lohnt sich ab einem gewissen Volumen. Darunter kostet die Einrichtung mehr, als sie spart. Damit du dir das Gespräch sparen kannst, wenn es nicht passt:

Passt, wenn

  • Kanzlei mit mehreren Mandanten und wiederkehrender Kommunikation, nicht Einzelfällen
  • Bestehendes System wie DATEV oder eine vergleichbare Kanzleisoftware
  • Deutlich spürbare Lastspitzen zu Abgabefristen
  • DSGVO und Verschwiegenheit sind ohnehin Berufspflicht, EU-Hosting passt dazu

Passt eher nicht, wenn

  • Einzelkämpfer-Kanzlei mit sehr wenigen, persönlich betreuten Mandanten
  • Komplett papierbasierter Prozess ohne jede digitale Grundlage als Startpunkt
  • Unter 100 Mandantenanfragen im Monat: da ist der Aufwand höher als der Nutzen

Häufige Fragen zur Kanzlei-Automatisierung

Sind sensible Mandantendaten bei einer KI überhaupt sicher?

Verarbeitung findet ausschließlich auf europäischer Infrastruktur statt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Für eine Kanzlei mit ohnehin strenger Verschwiegenheitspflicht ist das keine Kür, sondern Voraussetzung, die ich von Anfang an einhalte.

Funktioniert das mit DATEV?

Wo DATEV oder deine Kanzleisoftware eine Schnittstelle bietet, binde ich sie an. Wo keine offene API existiert, arbeite ich über den Weg, den das System anbietet, und bespreche den genauen Umfang in der Prozess-Diagnose.

Übernimmt die KI steuerliche Beratung?

Nein. Der Agent strukturiert Kommunikation und Unterlagen, die fachliche Beurteilung und Beratung bleibt vollständig bei deinem Team. Das ist auch berufsrechtlich nicht anders vorstellbar.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Ich setze keine Dienste ein, die personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten, und schließe mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was passiert im 30-minütigen Erstgespräch?

Ich gehe deine Zahlen durch: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Daraus ergibt sich eine grobe Aufwands- und ROI-Einschätzung. Ohne Vorbereitung deinerseits und ohne Verkaufspräsentation.

Erstgespräch zur Kanzlei-Automatisierung

Ich gehe deine Abläufe durch und sage dir, welcher Anteil sich heute automatisieren lässt und welcher nicht. Keine Präsentation, keine Vorbereitung deinerseits nötig.

Noch nicht so weit? Fertige n8n-Vorlagen zum Selbermachen liegen hier bereit.