Sind sensible Mandantendaten bei einer KI überhaupt sicher?

Verarbeitung findet ausschließlich auf europäischer Infrastruktur statt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Für eine Kanzlei mit ohnehin strenger Verschwiegenheitspflicht ist das keine Kür, sondern Voraussetzung, die wir von Anfang an einhalten.

Funktioniert das mit DATEV?

Wo DATEV oder deine Kanzleisoftware eine Schnittstelle bietet, binden wir sie an. Wo keine offene API existiert, arbeiten wir über den Weg, den das System anbietet, und besprechen den genauen Umfang in der Prozess-Diagnose.

Übernimmt die KI steuerliche Beratung?

Nein. Der Agent strukturiert Kommunikation und Unterlagen, die fachliche Beurteilung und Beratung bleibt vollständig bei deinem Team. Das ist auch berufsrechtlich nicht anders vorstellbar.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Wir setzen keine Dienste ein, die personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten, und schließen mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was passiert im 30-minütigen Erstgespräch?

Wir gehen deine Zahlen durch: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Daraus ergibt sich eine grobe Aufwands- und ROI-Einschätzung. Ohne Vorbereitung deinerseits und ohne Verkaufspräsentation.

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Mandanten-Mails sortieren, bevor die Frist zum Problem wird.

KI-Agenten lesen eingehende Mandanten-Mails, erkennen fehlende Unterlagen und markieren fristenkritische Fälle sichtbar oben, statt sie in der Mail-Flut der Hochsaison zu verlieren.

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Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch. Rechnet es sich bei dir nicht, sagen wir das.

Lieber erst selbst rechnen? Drei Regler, eine Größenordnung.

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Schreib kurz, wie viele Mandantenanfragen monatlich anfallen und welche Software ihr einsetzt. Wir melden uns mit einer Einschätzung.

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Ausgangslage

Wo Kanzleien zur Fristen-Hochsaison an ihre Grenzen kommen

Zur Fristen-Hochsaison staut sich alles gleichzeitig

Vor Abgabefristen für Steuererklärungen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen häufen sich Mandantenanfragen, ohne dass sich das Team dafür kurzfristig vergrößern lässt.

Unterlagen kommen unvollständig und unstrukturiert

Belege und Nachweise treffen als Anhänge in Mails ein, oft ohne klare Zuordnung, welcher Fall oder welche Frist dahintersteckt. Fehlt etwas, beginnt eine weitere Mail-Runde.

Dieselben Rückfragen, jedes Jahr wieder

"Welche Unterlagen brauche ich" oder "Wann ist die Frist" sind Fragen, die routinemäßig beantwortet werden, aber jedes Mal Zeit von jemandem im Team kosten.

Lösung

Was der Agent in der Mandantenkommunikation übernimmt

Eingehende Mails strukturiert erfassen

Der Agent erkennt Mandant, Anliegen und betroffene Frist aus jeder eingehenden Mail und legt einen strukturierten Vorgang an, statt dass jemand die Zuordnung von Hand vornimmt.

Fehlende Unterlagen gezielt nachfragen

Erkennt der Agent eine unvollständige Einreichung, fragt er konkret nach dem fehlenden Dokument, statt dass eine pauschale Erinnerung rausgeht, die der Mandant erst einordnen muss.

Fristenkritische Fälle sichtbar markieren

Fälle mit naher Frist stehen oben in der Liste, damit sie nicht in der Menge der laufenden Vorgänge untergehen.

„Zum ersten Mal wächst unser Support mit, ohne dass wir ständig Leute nachbesetzen. Die Agenten übernehmen genau die Routine, die vorher den halben Tag gefressen hat. Der Rest kommt sauber vorsortiert bei uns an."

Geschäftsführung · eCommerce-Händler (anonymisiert)

Ehrliche Einordnung

Für wen sich das rechnet.

Automatisierung lohnt sich ab einem gewissen Volumen. Darunter kostet die Einrichtung mehr, als sie spart. Damit du dir das Gespräch sparen kannst, wenn es nicht passt:

Passt, wenn

Kanzlei mit mehreren Mandanten und wiederkehrender Kommunikation, nicht Einzelfällen
Bestehendes System wie DATEV oder eine vergleichbare Kanzleisoftware
Deutlich spürbare Lastspitzen zu Abgabefristen
DSGVO und Verschwiegenheit sind ohnehin Berufspflicht, EU-Hosting passt dazu

Passt eher nicht, wenn

Einzelkämpfer-Kanzlei mit sehr wenigen, persönlich betreuten Mandanten
Komplett papierbasierter Prozess ohne jede digitale Grundlage als Startpunkt
Unter 100 Mandantenanfragen im Monat: da ist der Aufwand höher als der Nutzen

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Kanzlei-Automatisierung

Sind sensible Mandantendaten bei einer KI überhaupt sicher?: Verarbeitung findet ausschließlich auf europäischer Infrastruktur statt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Für eine Kanzlei mit ohnehin strenger Verschwiegenheitspflicht ist das keine Kür, sondern Voraussetzung, die wir von Anfang an einhalten.
Funktioniert das mit DATEV?: Wo DATEV oder deine Kanzleisoftware eine Schnittstelle bietet, binden wir sie an. Wo keine offene API existiert, arbeiten wir über den Weg, den das System anbietet, und besprechen den genauen Umfang in der Prozess-Diagnose.
Übernimmt die KI steuerliche Beratung?: Nein. Der Agent strukturiert Kommunikation und Unterlagen, die fachliche Beurteilung und Beratung bleibt vollständig bei deinem Team. Das ist auch berufsrechtlich nicht anders vorstellbar.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?: Ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Wir setzen keine Dienste ein, die personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten, und schließen mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was passiert im 30-minütigen Erstgespräch?: Wir gehen deine Zahlen durch: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Daraus ergibt sich eine grobe Aufwands- und ROI-Einschätzung. Ohne Vorbereitung deinerseits und ohne Verkaufspräsentation.

Termin

Erstgespräch zur Kanzlei-Automatisierung

Wir gehen deine Abläufe durch und sagen dir, welcher Anteil sich heute automatisieren lässt und welcher nicht. Keine Präsentation, keine Vorbereitung deinerseits nötig.