boring systems
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DSGVO-konform · Hosted in Deutschland

Bestellanfragen bearbeiten, ohne dass der Innendienst jede einzeln abtippt.

KI-Agenten lesen eingehende Bestell- und Verfügbarkeitsanfragen, gleichen sie mit deinem Warenwirtschaftssystem ab und legen strukturierte Vorgänge an. Dein Innendienst bearbeitet fertige Anfragen statt Fließtext-Mails.

Erstgespräch vereinbaren 01577 2638031

ab 2.900 €Festpreis für den ersten Prozess

Lieber erst selbst rechnen? Drei Regler, eine Größenordnung.

Gregor Palyan, Gründer von boring systems

Persönlich betreut von Gregor Palyan, Gründer. Ergebnisse ansehen

Support-Kapazität

Nachforderungen erkannt

Ausgangslage

Wo der Vertriebsinnendienst im Großhandel Zeit verliert

Lösung

Was der Agent im Innendienst übernimmt

Heute

Bestellungen kommen als Fließtext, nicht strukturiert

Stammkunden bestellen oft weiterhin per Mail oder Telefon statt über den Webshop, mit Artikelnummern, Mengen und Sonderwünschen verstreut im Text. Jede Zeile muss jemand von Hand ins ERP übertragen.

Mit Agent

Bestellmails in strukturierte Aufträge verwandeln

Artikelnummern, Mengen und Kundendaten werden aus der Mail extrahiert und als vollständiger Vorgang im Warenwirtschaftssystem angelegt, bereit zur Prüfung statt zur Ersterfassung.

Heute

Verfügbarkeits- und Preisanfragen blockieren den Innendienst

Bevor überhaupt eine Bestellung zustande kommt, prüft jemand Lagerbestand und aktuelle Konditionen und tippt die Antwort von Hand zusammen, mehrfach am Tag für ähnliche Anfragen.

Mit Agent

Verfügbarkeit und Preise automatisch prüfen

Der Agent gleicht Anfragen live mit Lagerbestand und hinterlegten Kundenkonditionen ab und beantwortet Standardanfragen direkt, mit Bezug auf die vereinbarten Preise.

Heute

Reklamationen bei Falschlieferung dauern zu lange

Bis eine Reklamation beim richtigen Sachbearbeiter landet und die fehlerhafte Lieferung nachvollzogen ist, sind oft mehrere Rückfragen nötig, die den Kunden unnötig warten lassen.

Mit Agent

Reklamationen sauber zuordnen

Falschlieferungen werden erkannt, mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft und an den zuständigen Sachbearbeiter übergeben, mit allen Belegen an einem Ort.

Ehrliche Einordnung

Für wen sich das rechnet.

Automatisierung lohnt sich ab einem gewissen Volumen. Darunter kostet die Einrichtung mehr, als sie spart. Damit du dir das Gespräch sparen kannst, wenn es nicht passt:

Passt, wenn

  • B2B-Geschäft mit wiederkehrenden Bestandskunden, nicht anonymem Endkundengeschäft
  • Bestehendes Warenwirtschafts- oder ERP-System mit Schnittstelle, etwa SAP, Sage oder eine vergleichbare Lösung
  • Hohes Mail- oder Telefonvolumen im Vertriebsinnendienst
  • Ab etwa 300 Anfragen im Monat

Passt eher nicht, wenn

  • Reiner Einzelhandel mit anonymem Endkunden-Checkout, dafür passt eher die E-Commerce-Automatisierung
  • Kein System, in dem Lagerbestand oder Konditionen überhaupt digital hinterlegt sind
  • Unter 100 Anfragen im Monat: da ist der Aufwand höher als der Nutzen

Häufige Fragen zur Großhandel-Automatisierung

Ersetzt der Agent unser Warenwirtschaftssystem?

Nein. Der Agent liest und schreibt in das System, das du bereits einsetzt, er ersetzt es nicht. Es entsteht keine parallele Datenbank, die zusätzlich gepflegt werden müsste.

Was passiert bei Sonderkonditionen einzelner Kunden?

Die hinterlegten Kundenkonditionen aus deinem System werden berücksichtigt. Bei Unklarheiten oder Sonderfällen, die nicht eindeutig hinterlegt sind, eskaliert der Agent an deinen Innendienst statt zu raten.

Wie schnell ist ein erster Teilprozess live?

Ein klar abgegrenzter erster Prozess, etwa Verfügbarkeitsanfragen, ist in der Regel innerhalb von 14 Tagen nach der Diagnose produktiv. Der volle Umfang folgt danach in Stufen.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Ich setze keine Dienste ein, die personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten, und schließe mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was passiert im 30-minütigen Erstgespräch?

Ich gehe deine Zahlen durch: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Daraus ergibt sich eine grobe Aufwands- und ROI-Einschätzung. Ohne Vorbereitung deinerseits und ohne Verkaufspräsentation.

Erstgespräch zur Großhandel-Automatisierung

Ich gehe deine Abläufe durch und sage dir, welcher Anteil sich heute automatisieren lässt und welcher nicht. Keine Präsentation, keine Vorbereitung deinerseits nötig.

Noch nicht so weit? Fertige n8n-Vorlagen zum Selbermachen liegen hier bereit.