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CRM-Datenpflege automatisieren, statt sie zu ignorieren.

KI erkennt Dubletten, vervollständigt fehlende Felder und aktualisiert veraltete Kontaktdaten laufend im Hintergrund. Auswertungen auf dieser Basis werden wieder verlässlich.

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ab 2.900 €Festpreis für den ersten Prozess

Lieber erst selbst rechnen? Drei Regler, eine Größenordnung.

Gregor Palyan, Gründer von boring systems

Persönlich betreut von Gregor Palyan, Gründer. Ergebnisse ansehen

Support-Kapazität

Nachforderungen erkannt

Ausgangslage

Warum CRM-Daten in der Praxis verkommen

Lösung

Was der Agent übernimmt

Heute

Manuelle Pflege verliert immer gegen das Tagesgeschäft

Datenpflege bringt keinen sichtbaren Abschluss, deshalb bleibt sie liegen, sobald es eng wird. Nach einigen Monaten ist die Datenbasis nur noch eine grobe Annäherung an die Realität.

Mit Agent

Veraltete Daten laufend aktualisieren

Statt einer jährlichen Aufräumaktion läuft der Abgleich kontinuierlich im Hintergrund, sodass die Daten nie über Monate veralten.

Heute

Dubletten verzerren jede Auswertung

Derselbe Kontakt taucht dreimal mit leicht unterschiedlicher Schreibweise auf. Forecasts, Kampagnen-Zahlen und Reportings rechnen dann mit einer Datenbasis, die niemand mehr genau kennt.

Mit Agent

Dubletten erkennen und zusammenführen

Der Agent erkennt Duplikate anhand von Name, Domain und weiteren Signalen und führt sie nach festgelegten Regeln zusammen, statt sie einfach zu löschen.

Heute

Notizen verschwinden in einzelnen Postfächern

Wichtige Gesprächsdetails stehen in der Mail einer einzelnen Person statt im CRM. Fällt die Person aus, fehlt der Kontext für jeden, der den Kontakt übernimmt.

Mit Agent

Gesprächsnotizen strukturiert ablegen

Relevante Inhalte aus Mails und Anrufen fließen automatisch in die passenden Datensätze ein, statt in Postfächern verstreut zu bleiben.

Läuft zusätzlich mit

Fehlende Felder automatisch vervollständigen

Verfügbare Informationen aus Mailverkehr und öffentlichen Quellen werden strukturiert in die passenden Felder eingetragen.

Ehrliche Einordnung

Für wen sich das rechnet.

Automatisierung lohnt sich ab einem gewissen Volumen. Darunter kostet die Einrichtung mehr, als sie spart. Damit du dir das Gespräch sparen kannst, wenn es nicht passt:

Passt, wenn

  • CRM mit sichtbar veralteten oder doppelten Kontakten
  • Auswertungen, denen aktuell niemand vollständig vertraut
  • HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder vergleichbare Mittelstandslösung
  • Vertriebsteam, das Datenpflege aktuell nebenbei und unregelmäßig macht

Passt eher nicht, wenn

  • Sehr kleine Kontaktzahl, die eine Person ohnehin im Blick behält
  • Kein CRM im Einsatz, alle Daten liegen verstreut in Tabellen
  • Datenqualität ist aktuell kein erkennbares Problem

Häufige Fragen zur automatischen CRM-Datenpflege

Löscht die KI eigenständig Kontakte?

Nein. Dubletten werden zusammengeführt, nicht gelöscht, und bei Unsicherheit landet der Fall zur Prüfung bei einem Menschen statt automatisch entschieden zu werden.

Woher weiß der Agent, welche Version eines Kontakts die richtige ist?

Nach Regeln, die wir gemeinsam festlegen, etwa jüngste Aktivität oder vollständigste Angaben. Uneindeutige Fälle werden markiert statt automatisch entschieden.

Funktioniert das auch rückwirkend für Altdaten?

Ja, ein einmaliger Bereinigungslauf für den Bestand ist Teil der Einrichtung, bevor die laufende Pflege startet.

Wie viel manuelle Arbeit bleibt für unser Team übrig?

Sehr wenig im Alltag. Nur uneindeutige Fälle, bei denen sich Regeln widersprechen, landen zur kurzen Entscheidung bei einem Menschen, der Rest läuft automatisch.

Wirkt sich das auf unser Reporting sofort aus?

Ja, sobald der erste Bereinigungslauf durch ist, rechnen Auswertungen mit einer spürbar saubereren Datenbasis als vorher.

Was, wenn zwei Vertriebler unterschiedliche Angaben zum selben Kontakt eintragen?

Der Agent erkennt den Widerspruch und markiert ihn zur kurzen Klärung, statt eine Version stillschweigend zu überschreiben.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Ich setze keine Dienste ein, die personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten, und schließe mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was passiert im 30-minütigen Erstgespräch?

Ich gehe deine Zahlen durch: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Daraus ergibt sich eine grobe Aufwands- und ROI-Einschätzung. Ohne Vorbereitung deinerseits und ohne Verkaufspräsentation.

Erstgespräch zur CRM-Datenpflege

Ich gehe deine Abläufe durch und sage dir, welcher Anteil sich heute automatisieren lässt und welcher nicht. Keine Präsentation, keine Vorbereitung deinerseits nötig.

Noch nicht so weit? Fertige n8n-Vorlagen zum Selbermachen liegen hier bereit.