n8n vs. Zapier vs. Make: Was passt dem Mittelstand?

Kurz gesagt

Zapier ist am schnellsten eingerichtet und rechnet pro ausgeführtem Schritt ab, was bei hohem Volumen der teuerste Weg wird. Make rechnet pro Operation und ist deshalb bei denselben Mengen deutlich günstiger, verlangt aber mehr Einarbeitung. n8n ist als einziges der drei selbst hostbar und damit die einzige Variante, bei der Daten das eigene Haus nicht verlassen müssen. Alle drei bleiben Baukästen: Sie verbinden Systeme, verstehen aber keine Anfrage.

n8n vs. Zapier vs. Make im Überblick

Die Tabelle zeigt die Ausgangslage. Was hinter jeder Zeile steckt und wo sie in der Praxis kippt, steht in den folgenden Abschnitten.

Wie rechnen die drei ab?

Nach drei unterschiedlichen Einheiten, und genau daran entscheidet sich, welches Tool bei steigendem Volumen teuer wird:

• Zapier rechnet pro Task, also pro ausgeführtem Schritt in einem Zap. Ein Ablauf mit fünf Schritten kostet fünf Tasks pro Durchlauf. Bei 5.000 Vorgängen im Monat sind das 25.000 Tasks.
• Make rechnet pro Operation, was im Prinzip dasselbe zählt, aber je Einheit deutlich günstiger liegt. Derselbe Ablauf kostet dort bei gleicher Menge einen Bruchteil.
• n8n rechnet in der Cloud-Variante pro Ausführung statt pro Schritt, ein Ablauf mit fünf Schritten zählt also einmal. Selbst gehostet zahlst du gar keine Nutzungsgebühr, sondern nur den Server.

Listenpreise ändern sich, das Modell dahinter nicht. Rechne deshalb nicht mit dem Monatspreis auf der Startseite des Anbieters, sondern mit deiner tatsächlichen Vorgangszahl mal der Zahl der Schritte je Vorgang. Genau an dieser Multiplikation kippt die Rechnung, und zwar meist später als gedacht, wenn ein Prozess schon läuft.

Welches Tool ist DSGVO-konform?

Keines von sich aus, aber nur eines lässt sich vollständig unter eigene Kontrolle bringen. Der Unterschied liegt darin, wo die Verarbeitung stattfindet und wer Unterauftragnehmer ist:

• Zapier verarbeitet überwiegend in den USA. Nutzbar mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln, aber die Daten verlassen die EU.
• Make bietet EU-Verarbeitung über die Wahl der Region an und ist damit die bessere der beiden SaaS-Varianten, bleibt aber ein Dienst, dessen Betrieb du nicht kontrollierst.
• n8n lässt sich als Community Edition auf einem eigenen Server in Deutschland betreiben. Damit ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nur noch mit dem Hoster nötig, nicht mit dem Automatisierungsanbieter.

Wichtig dabei: Der Serverstandort des Automatisierungstools ist nur der erste von vier Punkten. Ein Ablauf, der Daten an ein US-CRM oder ein US-Sprachmodell weitergibt, verschiebt das Problem, statt es zu lösen.

Was für einen wirklich DSGVO-konformen Betrieb sonst noch nötig ist, steht hier: n8n DSGVO-konform betreiben

Wie viel Einarbeitung braucht welches?

• Zapier: Der erste einfache Ablauf steht in einer halben Stunde. Die Oberfläche führt durch, Verzweigungen und Fehlerbehandlung sind bewusst schlank gehalten.
• Make: Rechne mit ein bis zwei Tagen, bis die Logik sitzt. Dafür bekommst du Verzweigungen, Schleifen und Filter, an denen Zapier aufhört.
• n8n: Technisch am mächtigsten und am ehesten etwas für jemanden, der schon einmal mit APIs gearbeitet hat. Dazu kommt der Betrieb: Server, Updates, Sicherung, Verfügbarkeit.

Die Einarbeitung ist dabei die kleinere Zahl. Der größere Posten ist die Pflege danach, und der taucht in keinem Preisvergleich auf: Wenn ein angebundenes System seine Schnittstelle ändert, steht der Ablauf, bis jemand ihn repariert.

Was können alle drei nicht?

Verstehen, worum es in einer Anfrage geht. Alle drei sind Baukästen mit Wenn-dann-Logik: Wenn eine Mail eintrifft, dann lege einen Datensatz an. Sie lesen keinen Fließtext, erkennen keine Dringlichkeit und ziehen keine Vertragslage aus dem CRM heran, um zu entscheiden, was zu tun ist.

Genau dort endet der Nutzen eines Baukastens und beginnt der eines Agenten, der auf dieser Basis aufsetzt. Ich baue meine Agenten deshalb auf n8n: Die Automatisierungsebene ist dieselbe, die Entscheidungsebene kommt dazu.

Was passt jetzt zu wem?

• Wenige, einfache Abläufe und niemand im Haus, der gerne bastelt: Zapier.
• Viele Abläufe, hohes Volumen, jemand im Team, der sich einarbeiten will: Make.
• Personenbezogene oder geschäftskritische Daten und der Anspruch, dass sie das Haus nicht verlassen: n8n, selbst gehostet.
• Kein Interesse daran, Automatisierungen selbst zu bauen und zu pflegen: die n8n-Basis mit betreutem Agenten darauf.

Fazit

Für den Mittelstand mit Datenschutzanforderungen ist n8n die solideste Grundlage, weil es als einziges vollständig in Deutschland laufen kann. Die eigentliche Entscheidung ist aber nicht die zwischen drei Werkzeugen, sondern die davor: Willst du ein Werkzeug, das jemand bedienen und pflegen muss, oder ein Ergebnis, das läuft.

Fertige n8n-Vorlagen zum Einstieg findest du hier: n8n-Vorlagen ansehen

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