KI-Agentur auswählen: 7 Fragen, die Mittelständler vorher stellen sollten

Kurz gesagt

Die Suchnachfrage nach dem Begriff KI-Agentur ist in Deutschland innerhalb von drei Monaten um rund 900 % gestiegen. Entsprechend viele Anbieter sind neu am Markt. Die folgenden sieben Fragen trennen die, die einen Prozess liefern, von denen, die ein Werkzeug verkaufen und dich damit allein lassen.

1. Bekomme ich einen Prozess oder ein Werkzeug?

Das ist die wichtigste Frage, und sie klärt sich schnell. Frag, wer nach dem Go-Live konfiguriert, pflegt und Fehler behebt. Lautet die Antwort sinngemäß "das kannst du selbst im Editor", kaufst du ein Werkzeug. Das kann völlig richtig sein, wenn du jemanden im Haus hast, der das kann und Zeit dafür hat. Nur ist es eine andere Leistung zu einem anderen Preis.

2. Was passiert, wenn die KI unsicher ist?

Ein belastbarer Agent antwortet nicht, wenn er sich nicht sicher ist, sondern eskaliert mit Kontext an einen Menschen. Anbieter, die auf diese Frage von hohen Trefferquoten sprechen statt von der Übergabe, haben das Problem nicht gelöst. Eine falsche Auskunft an deinen Kunden kostet mehr, als die Automatisierung spart.

3. Wo werden die Daten verarbeitet?

Für deutsche Unternehmen ist das keine Geschmacksfrage. Lass dir sagen, welche Dienste im Hintergrund laufen, wo diese hosten und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Rein automatisierte Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung sollten bewusst vermieden werden.

4. Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?

Die richtige Antwort ist nein. Ein Agent wird an Zendesk, Freshdesk, Zammad, HubSpot, Pipedrive oder auch nur ein Outlook-Postfach angebunden. Wenn ein Anbieter eine Migration voraussetzt, verkauft er ein Softwareprojekt und keine Automatisierung, und die Laufzeit vervielfacht sich.

5. Was kostet die laufende Betreuung, und wofür genau?

Marktüblich für Softwarewartung sind 15 bis 25 % des Projektwerts pro Jahr. Liegt der Retainer deutlich darüber, frag nach der konkreten Leistung dahinter. Ein Kontingent an Anpassungsstunden ist eine ehrliche Antwort. "Betreuung" ohne Inhalt ist keine.

6. Ab welchem Volumen rechnet sich das bei uns?

Ein Anbieter, der dir diese Frage nicht mit deinen eigenen Zahlen beantwortet, hat sie nicht durchgerechnet. Als grobe Schwelle gilt: unter etwa 100 Vorgängen im Monat lohnt der Aufwand selten, ab etwa 300 wird es interessant. Seriöse Anbieter sagen dir auch ab.

7. Was passiert nach dem Go-Live mit Änderungen?

Prozesse ändern sich. Ein Agent, den niemand pflegt, verfällt innerhalb weniger Monate, weil neue Fälle auftauchen, für die er nie gebaut wurde. Kläre vorher, wie Anpassungen ablaufen und was sie kosten.

Fazit

Der Markt ist jung und wächst schneller, als die Qualität nachkommt. Die sieben Fragen oben kosten dich zwanzig Minuten und ersparen dir im Zweifel ein Projekt, das nach einem halben Jahr niemand mehr anfasst. Achte besonders auf die Antworten zu Betreuung und Eskalation, dort trennt sich die Spreu.

Wie ich arbeite, steht offen auf meiner Übersicht der Use Cases. Wenn du die sieben Fragen lieber direkt stellen möchtest: im 30-minütigen Erstgespräch beantworte ich sie alle, auch die unbequemen.