Prozessautomatisierung im Mittelstand: wann sie sich rechnet und wann nicht

Kurz gesagt

Prozessautomatisierung rechnet sich ab etwa 300 Vorgängen im Monat zuverlässig, darunter selten. Entscheidend sind drei Zahlen: Menge, Bearbeitungszeit je Vorgang und interner Stundensatz. Aus ihnen ergibt sich in zwei Minuten, ob sich der Aufwand trägt.

Die Rechnung in drei Zahlen

Nehmen Sie einen konkreten Prozess, nicht "den Support" als Ganzes. Also zum Beispiel: eingehende Anfragen kategorisieren und zuweisen. Dann:

1. Wie viele Vorgänge laufen davon im Monat durch?
2. Wie lange dauert ein Vorgang im Schnitt, ehrlich gemessen und nicht geschätzt?
3. Was kostet eine Stunde intern, als Vollkosten? Für Support sind 28 € ein realistischer Wert, abgeleitet aus 40.000 bis 53.000 € Jahresvollkosten je Stelle.

Menge mal Minuten mal 12, geteilt durch 60, mal Stundensatz ergibt die Personalkosten dieses einen Prozesses pro Jahr. Bei 400 Vorgängen, 8 Minuten und 28 € sind das 17.920 €. Realistisch automatisierbar sind davon 30 bis 50 %, also 5.400 bis 9.000 € im Jahr.

Wo die Schwelle wirklich liegt

Die Faustregel "ab 300 Vorgängen" ist nur die halbe Wahrheit, weil die Bearbeitungszeit genauso zählt. Zwei Beispiele:

• 400 Vorgänge im Monat, aber nur 1,5 Minuten je Vorgang: rund 3.400 € Ersparnis im Jahr. Ein Projekt für 2.900 € trägt sich, ein Projekt für 9.000 € nicht.
• 150 Vorgänge im Monat, aber 25 Minuten je Vorgang: rund 21.000 € Ersparnis im Jahr. Hier lohnt auch ein größeres Projekt, obwohl die Stückzahl klein wirkt.

Nicht die Anzahl entscheidet, sondern die Summe der Minuten. Ein seltener, aber langwieriger Prozess ist oft der lohnendere Kandidat als der häufige Klick.

Vier Fälle, in denen Sie es lassen sollten

• Unter etwa 100 Vorgängen im Monat bei kurzer Bearbeitungszeit. Die Einrichtung kostet mehr, als sie je einspart.
• Der Prozess ändert sich ständig. Was jeden Monat anders läuft, lässt sich nicht sinnvoll festschreiben. Erst den Prozess klären, dann automatisieren.
• Es gibt kein System, in dem der Vorgang stattfindet. Wenn alles in Köpfen und Zurufen läuft, fehlt der Anknüpfungspunkt.
• Der Prozess ist die Ausnahme, nicht die Regel. Automatisierung lohnt bei Wiederholung, nicht bei Einzelfällen.

Womit Sie anfangen sollten

Nicht mit dem Prozess, der am meisten nervt, sondern mit dem, der am meisten Minuten frisst. Das ist selten derselbe. Typische Kandidaten im Mittelstand:

• Eingehende Anfragen kategorisieren, priorisieren und zuweisen.
• Standardauskünfte wie Lieferstatus, Rückgabe oder Rechnungskopie vollständig beantworten.
• Eingehende Leads anreichern, bewerten und sortiert an den Vertrieb geben.
• Angebote ohne Reaktion automatisch nachfassen.
• CRM-Einträge aus Mails und Gesprächen fortschreiben, statt sie nachträglich einzutippen.

Fazit

Automatisierung ist kein Selbstzweck und kein Statussymbol. Sie ist eine Investition mit einer Rendite, die sich vorher ausrechnen lässt. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, ist die richtige Entscheidung, es zu lassen, und das sollte Ihnen jeder Anbieter auch sagen.

Konkrete Beispiele mit Zahlen finden Sie in unserer Übersicht der Use Cases für Support und Vertrieb. Wenn Sie Ihre eigenen Werte gegenrechnen wollen, steht auf der Preisseite ein Rechner mit drei Reglern bereit.